Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie, które krok po kroku zmienia sposób rozliczeń podatkowych w Polsce. Dla przedsiębiorców oznacza to odejście od papierowych dokumentów i tradycyjnych faktur elektronicznych na rzecz jednolitego systemu, nadzorowanego przez Ministerstwo Finansów.
Warto wiedzieć, kogo KSeF dotyczy, od kiedy będzie obowiązkowy i jakie korzyści oraz obowiązki wiążą się z jego wdrożeniem.
Czym jest KSeF?
KSeF to platforma elektroniczna do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Faktura w tym systemie ma określony format (XML), który pozwala na automatyzację procesów księgowych.
Najważniejsze cechy KSeF:
- faktura trafia bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów,
- każdy dokument otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny,
- przedsiębiorca nie musi już archiwizować faktur w tradycyjny sposób – system przechowuje je przez 10 lat.
Kogo dotyczy KSeF?
Z systemu mogą korzystać wszyscy przedsiębiorcy, ale jego wdrożenie będzie etapowe:
- obowiązkowe dla podatników VAT czynnych i zwolnionych,
- obejmie także mikroprzedsiębiorców, fundacje i stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą,
- korzystać z niego będą mogli również kontrahenci zagraniczni prowadzący rozliczenia w Polsce.
Innymi słowy – jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, prędzej czy później będziesz musiał wystawiać faktury przez KSeF.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
- W 2025 roku część firm mogła korzystać z KSeF dobrowolnie.
- Od 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców.
Ministerstwo Finansów przewiduje okres przejściowy, ale brak wdrożenia w odpowiednim czasie może oznaczać sankcje.
📅 Harmonogram obowiązkowego KSeF
| Data wejścia w życie | Kogo dotyczy? |
| 1 lutego 2026 r. | Przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł |
| 1 kwietnia 2026 r. | Pozostali przedsiębiorcy, w tym mikrofirmy i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą |
| 1 stycznia 2027 r. | Przedsiębiorcy, których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł brutto |
Korzyści z KSeF
Choć dla wielu firm nowe przepisy mogą wydawać się uciążliwe, KSeF przynosi realne korzyści:
- szybsze i prostsze rozliczenia,
- mniejsze ryzyko błędów księgowych,
- brak konieczności przechowywania faktur w wersji papierowej,
- szybszy zwrot VAT (faktury z KSeF rozliczane są priorytetowo),
- łatwiejsza kontrola finansów w firmie.
Jak przygotować firmę do KSeF?
- Sprawdź, czy program księgowy, z którego korzystasz, jest zintegrowany z KSeF.
- Ustal wewnętrzne procedury wystawiania i odbierania faktur.
- Przeszkol pracowników odpowiedzialnych za księgowość.
- Skontaktuj się z biurem rachunkowym Finel, aby upewnić się, że Twoja firma jest gotowa na zmiany.
Jak Finel pomaga klientom w obsłudze KSeF?
W Finel dbamy o to, aby nasi klienci mogli przejść do nowego systemu bez stresu i zbędnych formalności. Oferujemy:
- doradztwo w zakresie wdrożenia KSeF,
- integrację z programami księgowymi,
- pełną obsługę księgową zgodną z nowymi przepisami,
- wsparcie w szkoleniu i przygotowaniu pracowników.
KSeF to rewolucja w fakturowaniu, która dotknie wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Choć wymaga przygotowań, w dłuższej perspektywie ułatwi prowadzenie biznesu i zmniejszy biurokrację.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak przygotować swoją firmę do KSeF i uniknąć problemów – skontaktuj się z Finel. Razem przeprowadzimy Twoją firmę przez nadchodzące zmiany.