Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z najważniejszych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Po okresie dobrowolnego korzystania z systemu, ustawodawca wprowadza obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla wszystkich podatników. Co istotne – obowiązek ten będzie wdrażany etapami, w zależności od wielkości sprzedaży.

Poniżej wyjaśniamy od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy, kogo obejmie oraz jakie obowiązki pojawią się po stronie przedsiębiorców.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? – kluczowe terminy

1. Od 1 lutego 2026 r.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem VAT) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł.

Dotyczy to w szczególności:

dużych przedsiębiorstw,
grup kapitałowych,
firm o wysokim wolumenie sprzedaży.

2. Od 1 kwietnia 2026 r.

Do KSeF dołączą pozostali podatnicy, czyli zdecydowana większość firm prowadzących działalność gospodarczą, w tym:

jednoosobowe działalności gospodarcze,
spółki z o.o. i spółki osobowe,
podatnicy VAT czynni i zwolnieni.

3. Od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsi podatnicy

Najmniejsi podatnicy zostaną objęci obowiązkiem KSeF od 1 stycznia 2027 r., jeżeli ich sprzedaż w danym miesiącu nie przekroczy kwoty 10 000 zł.

Rozwiązanie to ma na celu umożliwienie mikroprzedsiębiorcom dłuższego przygotowania się do nowych obowiązków.

Obowiązek odbierania faktur w KSeF – ważne!

Niezależnie od powyższych terminów, od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą mieli obowiązek odbierania faktur za pośrednictwem KSeF.

Oznacza to, że:

nawet jeśli firma nie ma jeszcze obowiązku wystawiania faktur w KSeF,
musi być przygotowana technicznie i organizacyjnie do ich odbioru,
faktura wystawiona w KSeF będzie uznana za doręczoną w momencie jej udostępnienia w systemie.

Brak przygotowania może prowadzić do problemów z obiegiem dokumentów i rozliczeniami podatkowymi.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona w formacie XML, zgodnym ze strukturą logiczną KSeF. Nie jest to PDF ani skan – to dokument przetwarzany automatycznie przez systemy księgowe i administrację skarbową.

Korzyści z KSeF:

szybszy zwrot VAT,
brak obowiązku archiwizacji faktur,
mniejsze ryzyko błędów,
większa transparentność rozliczeń.

Jak przygotować firmę do KSeF?

Aby uniknąć problemów w 2026 roku, warto już teraz:

sprawdzić, czy obecny program księgowy obsługuje KSeF,
nadać odpowiednie uprawnienia w systemie,
przeszkolić pracowników,
ustalić procedury wystawiania i odbioru faktur,
skonsultować się z biurem rachunkowym.

KSeF a wsparcie biura rachunkowego

Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia techniczna, ale również organizacyjna i podatkowa. Biuro rachunkowe może:

pomóc w przygotowaniu firmy do nowych obowiązków,
przejąć obsługę faktur ustrukturyzowanych,
zadbać o prawidłowe rozliczenia VAT,
zapewnić bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.

Jeżeli chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest gotowa na KSeF – skontaktuj się z biurem rachunkowym Fin-El.